COMUNICATO_STAMPA

Come redigere un comunicato stampa per la promozione del tuo evento e a chi inviarlo

Stai organizzando un evento nel tuo locale e vuoi scrivere un comunicato? Vediamo come redigerlo e a chi inviarlo!

Una volta che le linee guida dell’evento sono state stabilite, possiamo scrivere i nostri comunicati stampa. Parlo di comunicati e non di comunicato perché per fare in modo che il nostro messaggio venga preso in considerazione è bene evitare di sparare nel mucchio e mandare messaggi ad interlocutori specifici, catturando così l’attenzione di redazioni diverse fra loro e di professionisti della comunicazione. Questi, nell’epoca delle Digital PR, non sono solo i giornalisti, ma anche i blogger e gli influencer del settore. Dobbiamo inoltre pensare a distribuire personalmente l’informazione, servendoci delle piattaforme web predisposte e, soprattutto, dei social, che ci consentono di arrivare direttamente al nostro pubblico.

In questo articolo vedremo tutti i punti che ho appena presentato, ma andiamo per gradi, prima di scrivere dobbiamo dunque avere chiaro:

  • a chi questo evento è rivolto,
  • chi saranno i protagonisti,
  • qual è il motivo per il quale si sta creando l’evento
  • quando si svolgerà

Cos’è un comunicato stampa?

Sostanzialmente stiamo parlando di un messaggio che viene inviato principalmente tramite posta elettronica, redatto sempre in maniera oggettiva, da inviare ai media che, per ragioni tematiche o geografiche, pensi siano potenzialmente interessati all’argomento che viene trattato. Dato che il comunicato stampa ha come interlocutori principali le redazioni dei giornali o dei Tg, è bene essere quanto più concisi possibile, per dare ai giornalisti l’opportunità di carpire, già da una prima scorsa, se gli argomenti che proponiamo possono essere di loro interesse per una notizia. 

L’oggetto del messaggio è la prima cosa che viene letta, qui dobbiamo chiarire

  • il quando,
  • il dove e
  • il cosa

Io preferisco iniziare la mail che veicola il comunicato con un saluto al giornalista o alla redazione della testata a cui mi sto rivolgendo. Dopo passo alla spiegazione del motivo per il quale invio il comunicato. Salutare non è un obbligo: io stessa ricevo regolarmente comunicati non personalizzati, evidentemente perché la mia email è stata inserita in alcuni indirizzari. Non ne ho a male con nessuno, ma penso anche che riconoscere e salutare il destinatario è senza dubbio una forma di rispetto per il suo lavoro.

È bene che il titolo del comunicato sia accattivante e metta in risalto la notizia. Il primo paragrafo poi deve riassumere tutto ciò che vogliamo dire e deve soddisfare la regola delle cinque W del giornalismo (what, who, where, when, why). Molti giornalisti non vanno oltre la lettura del primo paragrafo. Perciò, bisogna essere in grado di fornire tutte le informazioni più importanti e cercare di catturare l’attenzione del nostro interlocutore per portarlo a leggere i paragrafi seguenti.

Nei paragrafi successivi vanno approfonditi gli argomenti anticipati nel primo e, possibilmente, vanno inseriti link a documenti utili per ulteriori approfondimenti da parte del giornalista. È anche bene inserire link ad eventuali landing page che abbiamo realizzato per l’occasione, link all’evento che abbiamo precedentemente creato su Facebook, a siti partner o ad articoli pubblicati in precedenza. In ogni caso, bisognerebbe sempre porsi  l’obiettivo di non appesantire la lettura: è sempre meglio aggiungere un link piuttosto che una spiegazione.

È bene allegare nel comunicato una locandina dell’evento, che riassuma con grafiche i suoi contenuti e una o due foto. Se si è in possesso di molto materiale è meglio inserire dei link a degli ftp, oppure informare circa la possibilità di ottenerlo, se richiesto. In questo modo si mantiene snello il comunicato.

Perché comunicati stampa?

Una volta che abbiamo il primo comunicato stampa, possiamo scegliere se inviare questo a tutto il nostro indirizzario di riferimento, oppure adattarlo ai diversi tipi di interlocutori che andremo a contattare. Gli indirizzari non sono solo quelli relativi alle testate, ma come anticipato consideriamo anche tutti i professionisti della comunicazione preparati sugli argomenti che andremo a trattareQuanto più personalizziamo i messaggi che invieremo, tanto più abbiamo la possibilità che la nostra notizia venga pubblicata. I giornali pubblicano le notizie dal loro punto di vista, dunque per un quotidiano locale va messa in risalto la territorialità del contenuto che stiamo trasmettendo e, allo stesso modo, per un magazine che parla di vino va evidenziato, per esempio, se all’evento è stato invitato un noto sommelier. È utile dunque dividere i diversi indirizzi in più indirizzari, in modo che ogni tipologia di media abbia subito a disposizione i dati utili per valutare se la notizia può essere pubblicabile.

Altri metodi per dare risonanza all’evento?

Creare l’evento su Facebook da molta visibilità, se si compiono le giuste azioni di coinvolgimento. Infatti, si può arrivare direttamente alle persone che abbiamo il piacere di invitare. È chiaro che la pagina dell’evento va alimentata con un piano editoriale, in modo da fornire tante informazioni utili per gli invitati e per i professionisti della comunicazione che vi accedono attraverso il link inserito nel comunicato. Un altro mezzo gratuito per la gestione del tuo evento è senz’altro Eventbrite, che può essere utilizzato anche nel caso di eventi a ingresso gratuito. La struttura della piattaforma consente di presentare bene l’evento e, tramite il link (che può essere incluso sia nel comunicato stampa sia nell’evento su Facebook), le persone che decidono di iscriversi vengono inserite direttamente in una lista. Questa lista di iscritti è molto utile sia durante l’organizzazione, perché consente di avere sott’occhio il numero di persone da far accomodare, sia all’ingresso dell’evento stesso, perché ci si ritrova in mano una lista precompilata.

Tutte queste piattaforme consentono di arrivare, per gradi, a un bacino di destinatari sempre più ampio. Questo bacino lo determiniamo noi con la nostra scrupolosità e con il tempo che dedichiamo alla stesura dei comunicati stampa e alla nostra presenza online. E tu, quanto tempo pensi di dedicare alla comunicazione del tuo evento?