Come fare fiere ed eventi di settore di successo

Fiere ed eventi di settore di successo

I controlli da fare prima della fiera di settore

Vinitaly 2016 è alle porte e, se sei un espositore, probabilmente hai iniziato quasi un anno fa a pianificare tutte le attività inerenti alla fiera. Dalla prenotazione dello stand, a quella delle camere dove alloggeranno i collaboratori, all’organizzazione del trasporto dei campioni, tutto sarà stato fatto nei tempi richiesti. Cartellonistica, brochure ed email marketing avranno fatto parte dell’organizzazione di questo importante evento di settore.

Però, organizzare la logistica per tempo può non essere sufficiente. Si rischia infatti di avere l’impressione che tutto sia stato già fatto, e di perdere di vista altri punti fondamentali per una buona riuscita dell’evento. Per questo motivo ti suggerisco di fare alcuni controlli prima dell’inizio.

Gli obiettivi alla base di un evento

In generale, una buona pratica è preparare un elenco degli obiettivi dell’evento, in base ai quali si potrà stilare anche una lista di necessità. Sarà già stato deciso un certo budget in base al quale progettare stand, cartellonistica, giveaway, prodotti in assaggio, ed eventuali presentazioni o lanci di prodotti.

Ma adesso è il momento di definire alcuni aspetti in modo più specifico. Il tipo di comunicazione da presentare all’evento, per esempio. A seconda dei risultati attesi, varieranno anche le digital PR e la divulgazione della partecipazione dell’azienda alla fiera. Gli obiettivi sono anche un riferimento fondamentale per definire il target, e dunque decidere gli inviti a clienti attuali e potenziali.

L’utilità di includere gli obiettivi in una checklist è anche quella di diffonderli a tutto il personale coinvolto nell’evento. In poche parole, tutti dovrebbero aver chiaro perché si è in fiera e quali sono i risultati che bisogna cercare di portare a casa. Un’ottima soluzione è fare una riunione la sera prima, per ricordare a tutti cosa si va a fare. Presentare le questioni attraverso una serie di slide è sempre una buona idea, perché favorisce la memorizzazione e aiuta a chiarire i dubbi. Le slide possono anche includere una serie di risposte possibili da dare ai visitatori, ed eventuali soluzioni a piccoli intoppi che possano presentarsi.

L’evento live sui social media

In tempi di digital marketing, sono certa che non vorrai che il tuo impegno nell’evento sia limitato alla location fisica. L’investimento in una fiera di settore dovrebbe anche prevedere l’estensione della partecipazione ai canali online. I social network possono diventare una sorta di diario della fiera, sia a livello verbale che visivo. È importante definire e assegnare il compito a una persona che conosca il funzionamento e la grammatica tipica dei social che avrai deciso di usare. Vediamo dunque insieme quali sono i canali che potresti presidiare in quei giorni.

 

Puoi condividere tutti gli aggiornamenti su quanto accade in fiera su Twitter. Ti consiglio di aggiungere una fotografia ai tuoi post. L’immagine può ritrarre lo stand, i tuoi collaboratori, i visitatori o anche in generale il padiglione in cui esponi. La potenza dell’elemento visivo genererà più coinvolgimento negli utenti, facilitando il retweet e i like dei tuoi messaggi.

Puoi anche usare Twitter integrandolo con Periscope, per registrare e diffondere la degustazione guidata di un vino. Se hai organizzato una conferenza, o anche solo se sei un partecipante, puoi notificare online i passaggi più notevoli dello speech e i commenti emersi durante la discussione.

Gli hashtag in Twitter sono decisivi. E dovresti usarli anche nella fase di promozione online dell’evento. Due sono sufficienti: il primo può essere l’hashtag aziendale e il secondo quello riferito all’evento, per esempio #Vinitaly2016 o #ProWein2016. Questi hashtag ti serviranno anche alla fine della fiera per andare a vedere chi ti ha seguito e chi ha interagito con il brand, oltre che per identificare eventuali influencer con cui puoi decidere di entrare in contatto.

La tua partecipazione su Facebook si può limitare a pubblicare due post fotografici al giorno. Questo canale non era molto adatto alle dirette (anche se le sta potenziando in questi giorni), però può essere usato per lasciare una traccia di quanto è accaduto nelle giornate fieristiche. Ricordati dunque di non abusare con i post su Facebook: meglio pochi post centrati che molti poco significativi.

Instagram è un altro canale sfruttabile per le dirette. Dovrai cercare di scattare foto attraenti, concentrandoti sulla storia che vuoi raccontare. Su Instagram puoi anche permetterti di usare più hashtag.

L’ideale sarebbe inserire la fiera nel piano editoriale generale, per poter avere già chiaro che cosa si andrà a fotografare durante l’evento e per avere dei copy (testi che accompagnano le immagini) e degli hashtag già pronti. Il risultato sarà più professionale e sarà più facile evitare di commettere degli errori.

Conclusioni

Presentarsi a una fiera richiede tempo, investimenti e sforzi. Ma richiede anche passione e collaborazione fra i membri del team. In questo post ho cercato di ricordarti quanto siano importanti le persone per ottenere risultati ottimali in ogni evento. Il tempo che dedichi alle risorse umane che avrai in stand ti sarà ripagato in gratitudine e risultati.

Ricordati di mettere al centro dell’evento i visitatori. Saperli accogliere e saper rispondere adeguatamente ai loro quesiti sono aspetti da pianificare, da ricontrollare prima dell’evento e da monitorare continuamente durante l’evento. Ma le domande possono arrivare anche dai social media! Diventa allora cruciale includere la tua presenza social nella programmazione della fiera.  Più pianifichi e prevedi, meno dovrai correggere e cancellare, non pensi? Stai per partecipare a una fiera? Come è andata quella precedente? Fammi sapere.