Scrivere mail efficaci

Tip per scrivere una mail efficace

Lo ammetto, anch’io cinque giorni su sette come prima cosa al mattino, prendo lo smartphone e controllo le mail di lavoro e le principali notifiche social. Bisognerebbe evitarlo, sì; ma dovrei impegnarmi molto di più.

Una semi-consolazione è sapere che condivido la stessa abitudine con milioni di persone. E visto che mi occupo di comunicazione, ne prendo atto e provo a mettermi nei loro panni prima di scrivere mail e newsletter.

Per questo motivo oggi vorrei rinfrescare alcune buone pratiche per la scrittura delle mail di lavoro, che nonostante l’informalità a cui siamo abituati con le app di messaggistica, dovrebbero conservare una certa professionalità, precisione e gentilezza.

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Prima di scrivere una mail, prenditi tutto il tempo necessario

La sempre valida frase “lessi is more” è un buon punto di partenza per qualsiasi tipo di comunicazione. Evitare le parole e le frasi superflue e arrivare al punto, non significa risultare poco precisi o scortesi. D’altra parte, non può essere una scusa per riempire il testo di frasi sgrammaticate, errori (e orrori) di ortografia o ignorare la struttura logica del messaggio.

La prontezza nel dare una risposta di lavoro è sempre apprezzata, ma non devi per forza cercare di essere più veloce della luce. Prima di rispondere controlla e verifica sempre la correttezza dei dati, anche se pensi di ricordare a memoria le risposte più operative del flusso di lavoro o gli accordi presi con clienti, spedizionieri o fornitori.

 

Una mail è come un mini-racconto

Hai mai letto un racconto senza una struttura logica? Magari l’hai fatto. A me non è mai capitato. Ho invece letto tantissime mail senza un percorso logico, che mi aiutasse a ricordare subito le mie richieste e rispondesse alle mie domande. Per questo motivo paragono la mail a un racconto, perché se vuoi aiutare il lettore con la tua mail dovresti scriverla seguendo questo schema:

  • Introduzione

Puoi iniziare la mail con un semplice: “Gentilissima Maria, come stai? è passato un po’ di tempo dalla nostra ultima mail…” e puoi continuare facendo riferimento all’oggetto della comunicazione: un’offerta inviata, un preventivo richiesto, una data di consegna spostata, quantità di bottiglie prodotte nell’ultima annata, ecc.

  • Corpo principale

Qui è dove rispondi concretamente alla richiesta dell’interlocutore, offrendo i dettagli e le informazioni richieste in maniera organizzata. Puoi sempre usare degli elenchi puntati o numerati per fare chiarezza e facilitare la comprensione dei contenuti.

  • Conclusione

Trattandosi di una mail, non devi fare un riassunto di quanto detto sopra, dovresti invece cercare di stabilire i passi a seguire, aggiungendo la tua disponibilità a essere contattato per eventuali chiarimenti. Chiudi sempre le mail con un saluto e la tua firma.

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E anche dopo aver scritto la mail, prenditi tutto il tempo

Se ci pensi, succede sempre così: la mail era pronta, l’hai scritta con calma cercando di rispondere nel dettaglio ai quesiti del cliente o del fornitore, ma quando hai premuto “invio” hai visto gli errori. Allora, non hai scelta. Di default controlla sempre grammatica, ortografia e dettagli. Chiediti se le informazioni sono corrette e se sei stato abbastanza chiaro da far capire il contenuto del tuo messaggio alla prima lettura. Se hai scritto troppo, snellisci, aiuta il lettore.

Se non sei sicuro di un punto della tua risposta, aspetta a inviare il messaggio, confrontati con i colleghi o chi di dovere. È sempre meglio ricevere una risposta 24 ore dopo, che avere una comunicazione sbagliata 2 minuti dopo l’invio della nostra domanda. Cosa ne pensi? Raccontami la tua esperienza.

 

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