Organizzare un evento nell’era digitale

Organizzare un evento nell’era digitale è come raccontare una storia divisa in tre fasi:

• L’introduzione: tutto ciò che accade prima dell’evento, quando si definisce lo scheletro di ciò che accadrà.
• Lo spannung: l’evento vero e proprio, il momento topico di maggiore tensione.
• Le conclusioni: il post evento, quando si tirano le fila di ciò che è accaduto, si analizzano gli errori e i punti di forza e si creano le basi per il prossimo racconto.

È fondamentale capire quanto queste tre fasi siano ugualmente importanti per la riuscita di un evento.

Un momento di poche ore, nella maggior parte dei casi, è preceduto da mesi di organizzazione ma anche seguito da importanti valutazioni.

 

Gli eventi nel digitale

Nell’era digitale un evento dovrebbe essere valutato come un vero e proprio brand o prodotto, con una storia da raccontare e da vivere, grazie all’utilizzo sapiente dei nuovi strumenti e canali della comunicazione 3.0.

Ecco 10 spunti per organizzare un evento digitale.

 

1- Organizzare un evento nell’era digitale: i fundamental

Non puoi organizzare un evento senza partire prima di tutto dalla definizione del progetto durante il quale stabilisci il budget a disposizione e lo dividi nelle singole voci, assegni i ruoli in base alle competenze e scheduli le tempistiche e le scadenze.

 

2- Organizzazione dei contenuti

Dopo aver stabilito i due elementi imprescindibili, ossia la data e il luogo nel quale si svolgerà l’evento stesso, puoi occuparti della comunicazione anche molto tempo prima.

In base alla portata dell’evento e del budget è opportuno creare un sito dedicato, una pagina specifica in un sito già esistente o una pagina evento su Facebook.

Questi strumenti sono le vetrine dell’evento: devono essere costantemente aggiornate, popolate da contenuti interessanti e utili e monitorate per creare una relazione e uno scambio con la community che si verrà a creare.

Utile a questo proposito è il calendario editoriale che ti aiuta a definire e programmare i contenuti da pubblicare.

 

3- Social Advertising

Oggi giorno ormai siamo travolti dall’onda digitale ed è difficile, se non impossibile, impostare una strategia comunicativa efficace senza utilizzare gli strumenti delle inserzioni a pagamento.

È necessario prevedere un budget per definire le cosiddette “sponsorizzate” sui diversi canali social, partendo dalla definizione di un target mirato e personalizzato.

In questo modo non perderai tempo e risorse e il tuo evento entrerà nell’orbita delle persone realmente interessate.

 

4- Organizzare un evento digitale: l’importanza dei contenuti

Se consideri un evento come una storia da raccontare, per fare in modo che questo abbia successo, diventi appetibile per gli utenti, generi il passaparola e, nella migliore delle ipotesi, diventi un appuntamento da ripetere, è necessario fare molta attenzione ai contenuti.

I contenuti parlano del tuo prodotto, ma anche di te che lo organizzi: è essenziale scegliere le parole e le immagini che ti rappresentano al meglio e un tono di voce che parli ai tuoi utenti ideali, preannunciando il mood che troveranno il giorno atteso.

È utile inoltre differenziare e personalizzare i contenuti a seconda del canale di comunicazione scelto, a seconda che si tratti di un comunicato stampa, un articolo del blog, un post su un canale social, per evitare l’effetto copia-incolla.

Allo stesso tempo tuttavia è importante non perdere di vista la coerenza nel copy dedicato, in modo che questo diventi agli occhi degli utenti credibile, riconoscibile e familiare.

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5- Un alleato per organizzare un evento digitale: le App

Le app sono uno degli strumenti più versatili e all’avanguardia per la gestione degli eventi. Alcuni esempi sono: Eventbrite, Eventboost, Bookeo.

Puoi addirittura realizzare un’app su misura per un determinato evento e fare in modo che contenga tutte le funzioni di cui hai bisogno.

Le app sono un punto di riferimento per controllare gli aggiornamenti in tempo reale del programma, per registrarsi e pagare. Inoltre, diventano degli aggregatori per il pubblico, un mezzo per creare un vero e proprio social-network, scaricare risorse e contenuti ma anche raccogliere recensioni, partecipare a sondaggi e ottenere in questo modo una community reale e onesta.

 

6- Gli hashtag dell’evento

Prima dell’evento stesso puoi creare un sentimento di attesa e trepidazione sui canali social. In particolare, sulle piattaforme Instagram e Twitter puoi pensare a un hashtag di riferimento che identifichi l’evento e diventi un collante per i contenuti della community.

Perché un hashtag abbia senso è necessario che sia breve, facile, intuitivo e soprattutto originale, in modo da non rischiare rimandi ad altro rispetto al tuo evento.

 

7- Gli eventi digitali e la tempistica: dirette e video

Come abbiamo già anticipato i tempi nella comunicazione di un evento digitale sono fondamentali. Se da un lato puoi giocare d’anticipo e comunicare l’evento molto tempo prima, dall’altro ciò che fa la differenza è la diretta.

È importante ampliare il più possibile il pubblico e rendere partecipi anche le persone non presenti fisicamente all’evento, magari invogliandole a partecipare alla seconda edizione.

 Streaming

Lo strumento più “tradizionale” è la diretta streaming. Un evento può essere registrato e trasmesso in streaming sul web, rendendolo di fatto accessibile a chiunque, in ogni parte del mondo. Grazie a sistemi di regia sempre più avanzati puoi ottenere una trasmissione fluida, visibile da qualunque dispositivo computer, tablet o smartphone.

 Twitter

Twitter ancora oggi viene utilizzato per seguire gli eventi in diretta, come in una moderna telecronaca si creano veri e propri trends di interesse e momenti di condivisione preziosi per l’evento stesso e per quelli futuri.

Instagram Stories e Igtv

Le Instagram stories sono foto e brevi video da inserire nel tuo profilo, dalla pubblicazione limitata fino alle 24 ore successive. Sono contenuti che aggiornati possono creare una sorta di diario dell’evento, mostrando il “dietro le quinte” e rendendo gli utenti parte integrante del momento.

L’app  Igtv di Instangram da inoltre la possibilità di pubblicare video con una durata compresa fra i 15 secondi e i 10 minuti per gli utenti “standard” o di 60 minuti per gli account con un grande numero di follower.

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8- Coinvolgere i rappresentanti del settore: il ruolo degli influencer

Nel mondo dell’organizzazione degli eventi anche le figure di riferimento sono cambiate. Scegli la voce e la personalità giusta per raccontare il tuo evento digitale e dare risalto al tuo prodotto.

Non solo giornalisti di settore legati alla stampa, alla tv e alla radio, ma anche influencer o blogger che hanno un seguito di persone interessate e fidelizzate.

Sembrerà scontato ma è importante scegliere content creator che siano davvero interessati al tuo evento e affini al tuo pensiero e siano stati abili a creare una community reale, fatta di persone vere che interagiscono, non di numeri gonfiati dai bot o da modi poco ortodossi di crescita sui social.

Non dimenticarti inoltre di comunicare per tempo l’evento nei portali online dedicati e nei gruppi di interesse, opportunamente selezionati sui social.

 

9- La newsletter per promuovere eventi

Anche se ormai hai l’impressione di ricevere solo posta elettronica inutile e credi che la maggior parte delle newsletter abbiano poche conversioni e una percentuale altissima di cancellazione e di bounce (le e-mail rimbalzate); in realtà l’email marketing, se utilizzato con sapienza, può essere uno strumento molto utile per l’organizzazione di un evento nell’era digitale.

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Una newsletter attenta è in grado non solo di informare, ma anche di stuzzicare la curiosità, coinvolgere, oltre ad essere un mezzo potente per accrescere la customer base durante l’evento stesso.

 

10- Il post evento nell’era digitale

Il post evento rappresenta un momento fondamentale per chi fa questo lavoro e per chi vuole continuare a farlo. È il momento ideale a caldo per raccogliere le impressioni, capire dove e come si è sbagliato, raccogliere feedback preziosi ma anche creare fidelizzazione fornendo risorse scaricabili e di approfondimento.

Tutto ciò che accade alla conclusione di un evento è una risorsa unica per fare in modo che quel momento di fatto non finisca mai ma sia solo una parentesi di scambio, in attesa del prossimo evento.

 

Guest post scritto da Chiara De Filippo

 

Content Creator. Dopo gli studi in comunicazione e media marketing, Chiara si è tuffata nel mondo degli eventi. Ha capito che l’organizzazione, il problem solving e la gestione delle relazioni sono la sua più grande passione, subito dopo le persone e le storie che hanno da raccontare. Nel corso degli anni ha approfondito le sue competenze in ambito digitale, come Social Media Manager, specializzandosi nella creazione di contenuti per il web.